CONTROL DE GESTIÓN PARA MIPYME’S

El Control de Gestión es un concepto que se asocia a grandes organizaciones y compañías, pero es algo que el común de las personas aplica consciente o inconscientemente en la economía familiar o en sus micro, pequeños o medianos negocios.

Cuando Ud. tiene una libreta en donde anota sus gastos y sus ingresos y eso le sirve para tomar decisiones como si puedo gastar más o debo ahorrar, ud. está aplicando Control de Gestión.

Que es lo importante y a lo que apunta este artículo, es tratar de hace este Control de forma más consciente y formal para lo cual les daremos algunas guías que le pueden servir para aplicarlas en cualquier negocio o actividad sin importar su tamaño.

Primero detallaremos unos puntos que se deben tener en cuenta para iniciar cualquier negocio.

  • Es importante saber los gastos o costos que implica realizar la actividad. En este sentido hay gastos que se realizarán sólo una vez, al comienzo del negocio, esto servirá para calcular lo que se denomina nuestro capital inicial.
  • Luego se debe calcular los gastos y costo que serán recurrentes en el negocio Luz, agua, bencina, sueldos, compra de mercadería u otro que sea propio de la actividad que se está ejerciendo.
  • Con los dos puntos anteriores, tendrás los parámetros necesarios para fijar un precio de venta de los productos o servicios que estas vendiendo. Para esto tienes que tener en cuenta que el precio de venta debe permitir cubrir los gastos recurrentes (mencionados en el punto 2) y recuperar el capital inicial invertido en un tiempo prudente.
  • Lo más difícil de este proceso es determinar cuánto se venderá, este aspecto dependerá del conocimiento del negocio o de la actividad que tú tengas. La recomendación es calcular con un escenario pesimista para así evitar imprevistos.

Una vez que el negocio este en movimiento, comienza el control de gestión de la actividad. Este control deberá permitir tomar decisiones a tiempo y con anticipación y no después de que el problemas ya este ocurriendo.

Acá se presentan algunas actividades que podrán aplicar:

  • Aunque parezca obvio, hay que controlar los ingresos y los cobros. Es importante diferenciar los ingresos de los cobros ya que una cosa es las boletas o facturas que se emiten y otra muy distinta es cuando te pagan esas boletas o facturas. Es importante controlar las ventas a crédito y saber a quién realizar estas ventas de lo contrario no tendrá el dinero a tiempo para pagar sus compromisos.
  • También los gastos deben ser controlados. En este punto es importante diferencias lo que son gastos fijos de los variables. Los gastos fijos son los que se realizan en forma independiente de las ventas, los variables son los que aumentan si las ventas aumentan, estos dependen de la actividad de que se trate.
  • Un punto importante en un control de gestión es tener un parámetro con que comprarse. Ud. inconscientemente cuando ve los ingresos de un mes se da cuenta de que fue más o menos de lo que Ud. esperaba, este trabajo debe ser formal. Para esto debe realizar lo que se llama un presupuesto. Para realizar un presupuesto simplemente debe proyectar los ingresos (ventas) y los gastos y costos que Ud, piensa y espera que se realicen en un periodo determinado, generalmente un año.
  • Al realizar este presupuesto Ud. debe proyectar no solo lo que estera sino que también ponerse metas que desea cumplir.
  • Si Ud, tiene claro los ingresos y los costos fijos y variables, proyectar estos conceptos no le tomará mucho tiempo.
  • Una vez realizado los puntos anteriores, Ud. deberá comparar lo real versus el presupuesto realizado por Ud.. Cuando realice la comparación Ud. estará en condiciones de tomar algunas decisiones.
  • Hay que tener presente al tomar las decisiones que el presupuesto no es rígido, sino que todo lo contrario es dinámico, por lo que la decisión puede pasar por restringir algunos gastos que están excedidos o modificar el presupuesto que esta erróneo en algunas proyecciones.
  • En la medida que este proceso se realice de manera recurrente el presupuesto se modificará menos y será cada vez más preciso y las decisiones serán cada vez mejor.

 

Como pueden apreciar son procedimientos que Uds. realizan de manera habitual pero no formalmente, sino que en la mayoría de los casos son procesos mentales que no están escritos ni respaldados, la recomendación es que estos procesos queden respaldados ya sea en una libreta cuaderno o planilla Excel o similar, de esa forma podrán hacer un adecuado control de gestión de su emprendimiento.

Alvaro Muñoz V.

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