CONTABILIDAD PARA EMPRENDEDORES Capítulo 04

En este capítulo veremos las columnas de un balance, explicaremos la lógica de esto y como analizarlo.

Para comenzar antes de ver un balance real y analizarlo es bueno reiterar la lógica de un registro contable, Cuando se realiza un registro contable siempre hay dos partes que son iguales pero contrapuestas. Cuando se realiza lo que se denomina un asiento contable, que es la forma en que se registra un hecho económico, hay un USO y una Fuente y ambos iguales en cuanto al monto pero opuestos.

Vamos a ver algunos registros contables para apreciar la lógica de esto.

EJEMPLO DE UNA VENTA

CUENTA CONTABLEDEBEHABER
CLIENTE100.000 
INGRESO POR VENTA 100.000

Luego, cuando el cliente paga la venta se produce el siguiente registro:

CUENTA CONTABLEDEBEHABER
BANCO – CAJA100.000 
CLIENTE 100.000

EJEMPLO DE UNA COMPRA

CUENTA CONTABLEDEBEHABER
GASTO POR COMPRA100.000 
PROVEEDORES 100.000

Luego, cuando el cliente paga la venta se produce el siguiente registro:

CUENTA CONTABLEDEBEHABER
PROVEEDORES100.000 
BANCO – CAJA 100.000

Las cuentas Cliente, Proveedores y Banco son cuentas de activo y Pasivo, la lo vimos el capitulo anterior. Clientes y Banco son cuentas de Activo, y Proveedores cuentas de pasivo. Estas cuentas se acumulan año a año, por razones lógicas, un cliente no queda en cero sólo porque terminó el año sino que queda en cero cuándo paga su deuda, lo mismo con la cuenta de Proveedores. Es por esto que las cuentas de activo y de pasivo se “arrastran” al año siguiente.

Las cuentas de ingresos por venta y de gastos por compra son cuentas de resultado, estas cuentas sólo duran el periodo de una año luego pasan al patrimonio como utilidades o perdidas del ejercicio y al año siguiente parten desde cero. En cierto modo también se “arrastran” para el otro año pero no en forma detallada sino que dentro del patrimonio en una sola cuenta.

Como pueden apreciar el registro contable tiene un debe y un haber, siempre habrá estas dos clasificaciones en un asiento o registro contable.

Las cuentas de Activo, como son Banco y Clientes se alimentan (aumentan) en el Debe y se descargan (disminuyen) en el haber, las cuentas de pasivo son al revés, es decir de alimentan o aumentan al haber y se descargan o disminuyen al Debe. Por lo tanto las cuentas de activo tendrán un saldo al debe o cero nunca al haber y las cuentas de pasivo siempre tendrán un saldo al haber o cero nunca al debe.

CUENTAS DE ACTIVO
DEBEHABER
Estas cuentas aumentan al Debe, por ejemplo El banco aumenta con pagos de clientesLo clientes aumentan con el registro de las ventasEstas cuentas disminuyen al haber, por ejemplo El Banco disminuye con el pago a proveedores y otros pagos.Los clientes disminuyen cuando el cliente paga su deuda.
CUENTAS DE PASIVO
DEBEHABER
Estas cuentas disminuyen al Debe, por ejemplo La cuenta Proveedores disminuye cuando pagamos nuestras deudasLa cuenta Préstamos bancarios Disminuye en la medida que pagamos este préstamo con el bancoEstas cuentas aumentas al haber, por ejemplo La cuenta Proveedores aumenta cuando registramos una compra.La cuenta Préstamos bancarios aumenta cuando pactamos una préstamo con el banco
CUENTAS DE RESULTADO
DEBEHABER
En eta sección se registran los GastosEn esta sección se registran los Ingresos

Como pueden apreciar todo esta balanceado, ya que, por ejemplo, un pasivo da origen a un gasto y el pasivo aumenta en el haber y por su parte el gasto aumenta en el debe.

Por otro lado un activo da origen a un ingreso, el activo aumenta en el debe y un ingreso aumenta en el haber.

Por supuesto que esto es en términos generales, ya que existen asientos que NO involucran cuentas de resultados sino que de activos y pasivos, por ejemplo el asiento que vimos más arriba donde el cliente nos pagaba su deuda allí disminuyo la cuenta clientes y aumento la cuenta banco, ambas de activo. Por otro lado cuando registramos que pagamos a proveedores registramos disminuyendo proveedores (Pasivo) al debe y disminuyendo banco (Activo) al haber.

Ahora podemos ver un balance completo para analizar los movimientos.

Primero se pueden ver las columnas de un balance:

  • CUENTA: este es el código de la cuenta contable que en el caso de este ejemplo las cuentas de activo comienzan con 1, lo pasivos con 2, Patrimonio con 3 y las cuentas de resultado comienzan con 4.
  • NOMBRE DE LA CUENTA: este nombre debe ser lo más descriptivo y resumido posible, de tal forma que de inmediato se sepa que es lo que se esta registrando en esa cuentas.
  • MOVIMIENTOS: en esta columna se suman todos los movimientos de los asientos contables clasificados por cuentas de tal forma que todos los movimientos al debe de la cuenta se suman en la columna respectiva. Esta columna se subdivide en:
    • DEBITOS: aquí se suman todos los registros al DEBE de los distintos asientos o registros contables que afectaron una cuenta determinada.
    • CREDITOS: aquí se suman todos los registros al HABER de los distintos asientos o registros contables que afectaron una cuenta determinada.
  • SALDO: En esta columna se registra la diferencia (la resta) entre las columnas DEBITOS y CREDITOS, y esta se subclasifica en dos columnas:
    • DEUDOR: aquí se registra el saldo de las columnas DEBITO y CREDITO siempre y cuando los DEBITOS sean MAYORES que los CREDITOS.
    • ACREEDOR: aquí se registra el saldo de las columnas DEBITO y CREDITO siempre y cuando los DEBITOS sean MENORES que los CREDITOS.
  • INVENTARIO: Esta columna se toman varios conceptos, primero se determina si la cuenta es de resultado o no. Si la cuenta es de resultado NO se considera, en caso contrario  si se consideran para clasificarlas en esta columna:
    • ACTIVO: si la cuenta tiene saldo DEUDOR se clasifica en esta columna.
    • PASIVO: si la cuenta tiene saldo ACREEDOR se clasifica en esta columna.
  • RESULTADO: Esta columna se toman varios conceptos, primero se determina si la cuenta es de resultado o no. Si la cuenta es de resultado SÍ se considera, en caso contrario  NO se consideran para clasificarlas en esta columna:
    • PÉRDIDAS: si la cuenta tiene saldo DEUDOR se clasifica en esta columna.
    • GANANCIAS si la cuenta tiene saldo ACREEDOR se clasifica en esta columna.

Aquí se pueden ver algunas cuentas de activo. Se puede apreciar que por naturaleza en las cuentas de activo los Débitos siempre debieran ser mayores que los créditos.

Acá tenemos cuentas de pasivo, y se puede apreciar que en las cuentas de pasivo los créditos siempre debieran ser mayores que los débitos.

Si por alguna razón esta lógica de los activos y pasivos no se diera, su contador deberá explicarlo, ya que eso NO es normal.

Estas son las cuentas patrimoniales, tiene el mismo comportamiento que las cuentas de pasivo.

Aquí ya tenemos las cuentas de Resultado, como se puede apreciar los ingresos tienen saldo ACREEDOR, por lo tanto en la columna MOVIMIENTOS deben tener más CRÉDITOS que DÉBITOS y los gastos se comportan de manera inversa.

Finalmente tenemos las sumas década columna, aquí podemos ver que en la columna MOVIMEINTOS, los CREDITOS deben sumar los mismo que la columna DEBITO. Esto tiene una lógica, ya que como vimos en antes los asientos debe ser igual el DEBE que el HABER por lo tanto como la columna MOVIMIENTOS lo único que hace es sumar todos los Debe y todos los Haber y registrarlos, estas columnas deben ser iguales.

La columna SALDO sigue con esta lógica, ya que sólo registra la diferencia entre los Débitos y Créditos.

Ya en la Columna INVENTARIO, se rompe esta igualdad y también es lógico, ya que en esta columna se dejan fuera las cuentas de Resultado. En este caso si los Activos son mayores que los Pasivos eso indica que existe una Utilidad del ejercicio, en caso contrario existiría una Pérdida del Ejercicio.

Por último en la columna resultado, obviamente si las ganancias son superiores a las pérdidas habrá una utilidad del ejercicio, en caso contrario habrá una pérdida.

Se debe verificar que la diferencia entre activos y pasivos debe ser igual que la diferencia entre ganancias y pérdidas.

Si lo desean pueden ver nuestro vídeo de este tema que esta nuestro canal de youtube, se lo dejamos acá.

CONTABILIDAD PARA EMPRENDEDORES CAP#02

En esta Oportunidad veremos cómo estructurar tanto un estado de resultado como un estado de flujo de efectivo, si no han visto nuestro primer capítulo por aquí les dejo la tarjeta para que lo vean y luego vuelvan a este vídeo.

LÓGICA DE LA ESTRUCTURA

Es muy importante estar muy claro cuál es la lógica de la estructura, ya mencionábamos en el capítulo anterior, que la estructura de un Estado de Resultado y de un Flujo de efectivo son similares, y aquí lo vamos a comprobar.

Un estado de resultado refleja es movimiento de los hechos económicos de la PYME en un periodo determinado, independiente del movimiento de efectivo.

La estructura de este estado de resultado a variado un poco en el tiempo, debido a la aplicación de Las Normas Internacionales de información Financiera, en este curso no vamos a profundizar en esto ya que son temas técnicos que no vienen al caso. A pesar de esto la estructura es muy lógica, ya que primero nos interesa lo operacional, es decir que es lo que está en directa relación con nuestro giro y actividad de la empresa.

Por ejemplo si tienen una inversión en Fondos Mutuos o Depósitos a Plazo, estas pérdidas o ganancias están Fuera de lo que es Operacional, se entiende??

La estructura del estado de resultado es el siguiente:

Ingresos Operacionales

Costos Operacionales

Resultado Operacional

Otros ingresos de Operación

Gastos de Administración

Otros gastos varios de Operación

Ingresos Financieros

Costos Financieros

Diferencia de Cambio

Resultado por Unidad de reajuste

Impuestos

Total de Resultados después de impuestos

FLUJO DE EFECTIVO

El flujo de efectivo tiene una lógica parecida, pero por temas de control suele clasificarse primero todos los ingresos de Dinero y luego todos las salidas de dinero.

Es importante separar dentro de los ingresos separar lo que corresponde a ingresos del periodo a los que vienen de meses anteriores y también separar lo que corresponde a otros ingresos que no corresponden al Giro principal de la empresa.

FLUJO DE EFECTIVO (Ingresos)
Ventas en efectivo
Cobranzas de meses anteriores
Créditos (Cuotas de ventas)
Otros Ingresos
Pago de Cuotas préstamos a los Trab.
Devolución de Impuestos
TOTAL DE INGRESOS EN EFECTIVO
FLUJO DE EFECTIVO (Egresos)
Compras de la Operación
Otras Compras de Operación
Sueldos
Imposiciones
Honorarios
Mantención
Servicios básicos
Impuestos
Intereses
Retiros
Pago de Préstamos
Préstamos  a los trabajadores
TOTAL DE EGRESOS

Como se puede preciar tanto en los ingresos como en los egresos el orden de las partidas es de las más operacionales a las menos operacionales, ya que eso demuestra de mejor forma si la gestión del negocio esta generando dinero o no.

Acá les dejo un archivo de muestra de una planilla de un flujo de caja típico, pero recuerden que los conceptos se pueden cambiar de acuerdo a la información que se requiera y el giro de la PYME. Esta planilla es acumulativa, es decir el saldo Final de un periodo es el inicial del otro.

Acá podrá ver este contenido y más.